Опубликовано: 01.11.2021

Исследования показывают, что в 2020 году компании тратят почти 14% своего рабочего времени на непродуктивные административные задачи. Это приводит к серьезному финансовому ущербу. Различные инструменты автоматизации позволят отвободить мощности и решить вопрос экономии. Поэтому важно сначала определить преимущества, которые откроет перед вами автоматизация компании.

Четыре основных преимущества автоматизации процессов для компаний:

1. Раскройте скрытый потенциал ваших сотрудников.

Почему ваши сотрудники должны тратить свое рабочее время на рутинные, повторяющиеся административные задачи вместо того, чтобы сосредоточиться на деятельности, добавляющей ценность?

Например, можно пропустить ручной трудоемкий ввод отчетов о расходах. Вместо этого ответственное лицо занимается оценкой тенденций расходов. Таким образом вы устойчиво сокращаете эксплуатационные расходы.

Это порождает идеи по стандартизации и автоматизации различных ручных, трудоемких задач в области кадрового или финансового учета. Задачи становятся процессами. Это дает вашим сотрудникам больше времени, чтобы заполнить свое рабочее время стратегическими задачами.

Создайте в компании лучшее настроение

В конце концов, у каждого из ваших сотрудников есть определенные качества, таланты и предпочтения, которые компания должна использовать в позитивном ключе. Вы можете использовать эти качества, назначая своим сотрудникам стратегические роли. Тем более, что эти сотрудники будут способствовать росту компании. Предоставьте своим сотрудникам необходимую свободу и целевые возможности повышения квалификации.

Затем по согласованию с ними вы можете внедрять ИТ-решения , ежедневно демонстрирующие преимущества автоматизации процессов. И не только это, ваши сотрудники будут благодарны вам за оказанное нам доверие. Повышаются как их производительность, так и лояльность и удовлетворенность сотрудников. Кроме того, это означает, что для вашей компании открываются возможности для повышения ценности и роста.

2. Автоматизация процессов позволяет сократить расходы и сэкономить время.

Мы сообщили в начале этой статьи о потере стоимости из — за неэффективных управленческих процессов. В первую очередь это относится к административной сфере.

Если с помощью комбинации бумажных и программно-технических островных решений отобразить только различные процессы компании, улучшения не предвидится. Вы можете добиться экономии только за счет автоматизации процессов и их связывания через центральную систему. Связаны как стоимость, так и время.

Ручные процессы действительно неэффективны. Вы каждый день поглощаете продуктивное рабочее время, напрягаете своих сотрудников и замедляете все процессы создания стоимости, связанные с продажами.

Как компании могут более разумно расходовать суммы денег? В частности, административная сфера, расчет заработной платы и финансов может значительно выиграть от преимуществ автоматизации процессов и оцифровки.

Личные документы легко могут быть доступны для сотрудников в цифровом виде через самообслуживание или портал служащего из кадрового программного обеспечения. Расходы на печать отсутствуют, а ценное рабочее время теперь посвящено стратегическим вопросам .

Автоматизация не означает, что сотрудников заменяют программными решениями. Здесь, скорее, важна автоматизация рутинных повседневных задач. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на решении проблем, в которых технологии не работают.

3. Меньше
перерывов в общении, несмотря на то, что работа не зависит от местоположения.

Насколько сильно подразделения в вашей компании связаны друг с другом? Чем теснее связаны области, тем эффективнее и продуктивнее вы сможете контролировать и оптимизировать свой бизнес.

Если эта прочная связь также означает централизацию данных в этих областях на уровне технической системы, преимущества для вашей компании умножаются. В конце концов, у вас будут все критически важные для вашего бизнеса данные по отделам и в режиме реального времени, связанные друг с другом в одной ИТ-системе.

Когда все отделы, такие как закупки, производство, кадры, бухгалтерия и продажи, полностью связаны, процессы коммуникации между ними намного проще. Кстати, не только внутренне. От этого, безусловно, выиграют и ваши отношения с клиентами и поставщиками.

Пространственное расстояние больше не играет роли

Создавайте новые рабочие места для своих сотрудников. С автоматизацией процессов в качестве основы физическое расстояние между вашими сотрудниками или отделами больше не играет роли.

В результате задачи распределяются эффективнее и быстрее обрабатываются. Доступные технологические возможности (например, приложения для рабочего процесса) делают это возможным. Например, технический обзор и утверждение счетов можно проводить с любого устройства, независимо от местонахождения. Это дает вашей компании гибкость и скорость. Мотивация к работе в компании также увеличивается.

Преимущества автоматизации процессов для компаний - мобильная работа

4. Избегайте ошибок и укрепляйте безопасность данных.

Каждая задача, которую сотрудник должен выполнять вручную, подвержена ошибкам. Другими словами, пользователь является потенциальным источником ошибки или опасности, если он выполняет свою работу вручную.

Такой сценарий может возникнуть при ручной разноске исходящих счетов-фактур. Ваш сотрудник находится в стрессе, испытывает нехватку времени или просто не может сконцентрироваться в течение нескольких мгновений. В результате счета могут обрабатываться неоптимально, неправильно поданы или неправильно отправлены. В результате продажи могут отсутствовать, и от этой неэффективности страдает и ваш бухгалтерский учет, и вся ваша компания.

После того, как вы автоматизируете все ручные этапы обработки счетов, количество ошибок в вашем бухгалтерском учете значительно снизится. Поскольку сбор данных, процесс утверждения и архивирование документов обрабатываются независимо.

С другой стороны, у ваших сотрудников есть время, чтобы оценить данные и настроить оптимизацию денежных потоков. Короче говоря, им удается работать стратегически, а не административно.

Конфиденциальные данные и новые рекомендации требуют
переосмысления

Когда мы говорим о преимуществах автоматизации процессов, нельзя не учитывать и фактор безопасности данных .

Например, автоматизированный, предварительно настроенный рабочий процесс для выставления счетов гарантирует повышенную безопасность данных. Хотя в этом случае данные записываются правильно и полностью, информация достигает только тех сотрудников, которые уполномочены обрабатывать эти данные.

Интегрированное утверждение рабочего процесс обеспечивает эту безопасную процедуру. Все данные надежно и конфиденциально отправляются ответственным сотрудникам. Отдельные этапы работы также проверяются и регистрируются.

Короче говоря, за счет автоматизации процессов в таких областях, как бухгалтерский учет, вы выделяете больше времени и направляетесь на стратегические концепции и прибыльные процессы. Для вас и ваших сотрудников. В конечном итоге вы будете готовы к цифровому будущему и более жесткой конкуренции.

Возможно, вы уже знакомы с некоторыми из этих преимуществ оптимизации процесса. Возможно, что в настоящее время вы все чаще внедряете их в своей компании.

Какой у вас опыт оптимизации процессов? Вы видите, что ваша компания готова к цифровому будущему и строгим правовым нормам? Есть ли у вас еще предложения по этой теме?